Continuous Improvement - Menentukan Tema Perbaikan

Plan Do Check Action (PDCA) - Menentukan Tema Perbaikan dalam kegiatan improvement merupakan langkah awal dari 8 langkah (8 Steps) yang biasa dikenal dalam Kaizen (Continuous Improvement). Pada langkah ini kita dituntut untuk menentukan masalah yang paling prioritas yang ada dalam bussiness process kita atau dalam pekerjaan kita. Seperti yang kita ketahui bahwasannya dalam dunia pekerjaan tentunya kita akan selalu mendapatkan masalah, dan masalah-masalah ini tentunya memerlukan solusi untuk diselesaikan.

Pada langkah menentukan tema ini kita diharuskan membentuk tim agar dapat memutuskan secara bersama tentang masalah mana yang akan diselesaikan terlebih dahulu. Ada beberapa pertanyaan yang dapat membantu dalam menentukan tema perbaikan, diantaranya:

1. Adakah yang bisa dibuat lebih akurat?
2. Adakah yang bisa dibuat lebih cepat?
3. Adakah yang bisa ditingkatkan?
4. Adakah yang bisa dibuat lebih murah?
5. Adakah yang bisa dibuat lebih mudah?
6. Adakah yang bisa dibuat lebih ringan?
7. Adakah yang bisa dibuat lebih bersemangat?
8. Adakah yang bisa dibuat lebih aman?

Biasanya dalam menentukan tema kita akan melihat peraturan atau kebijakan perusahaan, adakah point-point tertentu yang menyatakan bahwa ada hal tertentu yang harus selalu kita kontrol atau ditingkatkan, misalnya seperti kebijakan perusahaan menegaskan tentang penghematan energi, saving cost, peningkatan keselamatan kerja, atau pencegahan terhadap pencemaran lingkungan. Beberapa hal tersebut dapat dijadikan dasar dalam menentukan tema perbaikan. Selain itu ada beberpa isu yang sering muncul yang dapat dijadikan pertimbangan tema perbaikan (improvement) yaitu:

1. Peningkatan Produktivitas
2. Peningkatan Kualitas
3. Penurunan atau penghematan biaya
4. Ketepatan pengiriman
5. Peningkatan Keselamatan Kerja
6. Peningkatan Semangat kerja

Isu di atas akan sangat membantu jika ada ketidak sesuaian antara target dan aktual. Ingat, sesuatu dikatakan masalah jika ada ketidaksesuaian antara yang target yang diharapkan dengan kenyataan yang terjadi atau dihasilkan.

Dalam menentukan tema perbaikan tentunya kita harus mempersiapkan data yang akurat, sehingga apa yang akan kita lakukan untuk langkah-langkah berikutnya tidak akan sia-sia atau tidak berguna, ibarat pepatah adalah sampah yang masuk, sampah juga yang keluar (garbage in, garbage out too). 

Menentukan tema perbaikan sebaiknya dipilih yang lebih sempit cakupannya atau sering dikenal dengan leading indicator sehingga masalah dan hasilnya kelak tidak bias, karena semakin luas masalah yang akan kita ambil dalam improvement, akan banyak dipengaruhi oleh banyak faktor, Sehingga kita tidak akan mengetahui secara pasti apakah perubahan yang terjadi benar-benar hasil dari perbaikan yang kita lakukan.

Sebagai contoh dalam menentukan prioritas masalah yang akan dilakukan perbaikan. Jika dalam departemen atau pekerjaan anda ada beberapa masalah seperti :

• Banyaknya kondisi barang produksi yang reject
• Biaya Proses produksi tinggi
• Tingginya tingkat kecelakaan di area kerja

Dari ketiga masalah di atas, anda dituntut untuk memilih masalah mana yang terlebih dahulu diselesaikan. Langkah yang dapat dilakukan adalah melakukan brainstorming atau diskusi dengan anggota tim untuk menentukan masalah mana yang disepakati menjadio prioritas untuk diperbaiki. 

Itulah beberapa gambaran tentang cara menentukan tema perbaikan yang menjadi langkah awal dalam 8 steps and 7 tools . Sekali lagi yang perlu diingat adalah penyajian data seakurat mungkin dan mudah dianalisa, serta menggambarkan masalah yang dihadapi saat ini.

Location:

Share :