7 Hal Yang Harus Dilakukan Agar Pekerjaan Lebih "Lean"

Lean Thinking – Pada era perekonomian yang labil seperti saat ini menuntut perusahaan-perusahaan memikirkan cara untuk dapat bertahan, salah satunya adalah dengan melakukan efisiensi dalam segala hal. Perusahaan-perusahaan dituntut untuk terus melakukan improvement yang bertujuan menekan biaya dengan meniadakan hal-hal yang tidak diperlukan.

Konsep lean thinking memberikan cara untuk membantu dalam mengatasi hal-hal tersebut, Lean Thinking merupakan suatu usaha yang berkesinambungan untuk menghasilkan nilai (value) dengan meminimalkan adanya hal-hal yang tidak diperlukan (waste). 

Banyaknya hal-hal yang tidak diperlukan (waste) dalam suatu proses produksi akan dapat menghambat produktifitas, dan tentunya akan berdampak pada pemakaian sumberdaya yang berlebihan. 

Untuk membuat suatu bidang usaha menjadi Lean tentunya harus dilakukan dari lingkup terkecil, hal ini dapat dimulai dari bisnis proses (business process). Banyak perusahaan yang tidak menyadari atau bahkan berbudaya bahwa bisnis proses yang ada didalamnya terlalu panjang dan berbelit-belit, sehingga membutuhkan waktu yang relatif lebih lama untuk melakukan suatu proses pekerjaan atau proses produksi. Oleh karena itu, perlu adanya perhatian khusus agar bisnis proses lebih simple namun tidak menghilangkan aspek-aspek pentingnya. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan agar bisnis proses lebih lean, diantaranya:

Jangan Melakukan Hal-hal Mubazir/Berlebihan (Should No Redundancy of Work)

Pekerjaan-pekerjaan yang ada diusahakan jangan ada tumpang tindih, yang akan mengakibatkan pemborosan sumberdaya termasuk waktu. Sebagai contoh, Departemen Plant (bengkel) melakukan pekerjaan monitoring kualitas Emisi, ternyata Departemen SHE juga melakukan hal yang sama. Masing-masing membuat data base di komputer masing-masing.

Adanya tumpang tindih job seperti ini akan menghasilakan hal yang mubazir, seharusnya pekerjaan dapat dilakukan oleh satu departemen dan hasilnya dapat dishare sehingga semua pihak yang memerlukan dapat melihat. Redundancy seperti ini biasanya diakibatkan karena tidak clear-nya saat identifikasi bisnis proses.

Prosesnya Harus Stream Line

Memastikan suatu pekerjaan terselesaikan dengan baik sebelum ke proses selanjutnya akan sangat membantu agar tidak ada kehilangan waktu dan mengurangi lead time yang disebabkan karena adanya tahapan proses yang berulang. Sebagai contoh, pada suatu proses order barang karyawan yang bertugas di penjualan akan menanyakan ke pengawas logistik tentang ketersediaan barang di gudang. Pengawas logistik memberi tahu ke penjualan terkait ketersediaan barang digudang, dan bagian penjualan memperbarui data ketersediaan di data base.

Pekerjaan di atas memiliki alur proses yang terlalu panjang dan bolak balik, alur pekerjaan di atas dapat disederhanakan dengan cara membiat data base yang dapat diakses semua pihak yang membutuhkan, dan yang memperbaharui data ketersediaan barang adalah pengawas logistik.

Hindari Pekerjaan Yang Mengganjal (Should no bottle necks)

Jika ada pekerjaan yang tidak jelas siapa yang memiliki tanggung jawab akan menjadi penghalang dan menghambat pekerjaan, hal inilah yang sering disebut "bottle nekcs". Pekerjaan seperti ini akan menjadi pekerjaan yang paling lama terselesaikan karena masing-masing pihak tidak ada yang mau dibebani. Oleh karena itu pembagian pekerjaan dan area harus benar-benar diselesaikan secara jelas pada bisnis proses.

Hindari Persetujuan yang Tidak Perlu (Should no unnecessary approval) 

Tidak dipungkiri bahwa ada pekerjaan yang memerlukan persetujuan pimpinan atau atasan, namun perlu dipastikan kembali proses persetujuan-persetujuan tersebut terkait seberapa penting proses approval tersebut. Proses approval akan sangat memerlukan waktu, terlebih jika pihak yang dimintai tanda tangan sulit untuk ditemui. 

Oleh karena itu, untuk membuat suatu pekerjaan menjadi lebih lean perlu ditinjau kembali proses persetujuan (approval), hal ini untuk meniadakan persetujuan yang tidak terlalu penting sehingga lebih mempercepat lead time.

Gunakan Teknologi yang Ada (Paperless) 

Gunakan media elektronik untuk mempercepat proses pekerjaan, dengan mengirimkan file menggunakan email akan mempercepat proses pekerjaan dibanding memberikan dokumen berupa hard copy.

Kerjakan Secara Paralel

Buatlah flow chart pekerjaan yang akan anda lakukan, lihat apakah ada pekerjaan yang bisa dilakukan secara bersamaan. Jangan pernah menunggu melakukan tahapan pekerjaan satu persatu, yang seharusnya pekerjaan tersebut bisa dikerjakan secara paralel.

Hindari adanya Kesalahan

Kesalahan-kesalahan yang terjadi pada setiap tahapan pekerjaan akan sangat berpengaruh terhadap tingginya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan (lead time) dan pada akhirnya juga akan berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan.

Sebagai contoh kesalahan dalam kualitas produk, akan berakibat barang dikembalikan dan juga sangat berpotensi adanya ganti rugi dari pelanggan. Untuk mengantisipasi gagal produk atau kesalahan lain perlu adanya sistem pengontrol yang dapat memanfaatkan teknologi yang ada.

Beberapa prinsip di atas akan sangat membantu mengurangi hal-hal yang tidak diperlukan dalam suatu pekerjaan sehingga akan menambah value dan tentunya sangat membantu mengurangi beban perusahaan terkait penggunaan sumberdaya yang berlebihan.

Location:

Share :