Continuous Improvement – Menentukan Target (Step 2)

Plan Do Check Action (PDCA) – Menentukan Target Perbaikan merupakan langkah ke dua  dalam Kaizen (Continuous Improvement), jika anda belum membaca penjelasan langkah pertama yaitu tentang menentukan tema perbaikan, kami anjurkan untuk membacanya terlebih dahulu agar alur 8 langkah dalam continuous improvement dapat anda pahami secara berurutan.

Pada langkah kedua ini, kita diminta untuk menentukan besarnya target yang ingin dicapai dari perbaikan yang akan anda lakukan. Dalam menetapkan target perbaikan haruslah terukur, karena target yang terukur akan lebih mudah dipahami dan tentunya akan lebih mudah melihat pencapaiannya. Ada 3 hal yang dapat membantu dalam menentukan target perbaikan, yaitu:

Apa item atau karakteristik yang akan dievaluasi ?

Buatlah target perbaikan yang realistis, dan tidak terlalu luas. Dengan harapan jika kita mampu mencapai target yang ditetapkan, maka masalah yang ada akan berkurang atau hilang. 

Berapa nilai target yang akan dicapai ?

Di dalam melakukan perbaikan atau improvement kita dituntut untuk menentukan berapa target yang akan dicapai, biasanya akan disajikan dalam bentuk persen atau angka. Target improvement yang paling sering maksimum sekitar 30% saja. Jika target yang dibuat melebihi angka tersebut, maka perlu dilihat kembali proses yang selama ini berjalan, jangan-jangan memang pekerjaan yang dilakukan selama ini salah. 

Kapan Pengiriman atau target akan dicapai ?

Tentukan batas waktu perbaikan atau Improvement dapat diselesaikan. Buatlah time frame sebagai control kegiatan dalam melakukan improvement.

Sebelum menentukan target perbaikan, sebaiknya diskusikan dengan anggota tim dan atasan. Sehingga yang menjadi target perbaikan merupakan target bersama, serta semua bagian memiliki tanggung jawab yang sama. Hal yang menjadi kunci utama dalam menetapkan target perbaikan adalah dengan mendengarkan keluhan atau keinginan pelanggan (voice of customer).

Pada langkah menentukan target kita akan mengenal istilah Pernyataan Masalah (Problem Statement), Problem statement yaitu penjelasan singkat mengenai masalah yang ada. Dalam membuat Problem Statement harus mencakup beberapa hal berikut:

Dalam membuat target improvement harus dapat menjelaskan peningkatan yang ingin dicapai dan batasan waktunya, gunakan kata “Mengurangi, Meningkatkan, atau Menghilangkan”.