Dokumentasi Dalam Sistem Manajemen

Dokumentasi – Organisasi yang menerapkan sistem manajemen (ISO 14001, ISO 9001, ISO 50001 atau ISO 45001) dan akan meningkat ke jenjang sertifikasi harus mulai memikirkan pengembangan sistem dokumentasi yang komprehensif dan efektif. Dokumen dan rekaman dari implementasi sistem manajemen harus disimpan dengan rapi dan mudah telusur untuk mempermudah pada saat akan dilakukan audit dan keperluan lainnya seprti perubahan dokumen dan lain sebagainya.

Terlebih jika organisasi akan menerapkan beberapa sistem manajemen sekaligus, maka dokumentasi harus benar-benar diperhatikan agar tidak ada dokumen yang tumpang tindih dan meminimalkan duplikasi.

Kabar baiknya adalah Sistem manajemen saat ini dibuat dengan susunan yang identik dengan menerapkan struktur tingkat tinggi (high level structur), kesamaan istilah-istilah sehingga akan mempermudah organisasi yang akan menerapkan sistem manajemen secara terintegrasi. Berikut clausul yang ada di dalam sistem manajemen dengan high level structur.

• Clause 1 Scope
• Clause 2 Normative references
• Clause 3 Terms and definitions
• Clause 4 Context of the organisation
• Clause 5 Leadership and worker participation
• Clause 6 Planning
• Clause 7 Support
• Clause 8 Operation
• Clause 9 Performance evaluation
• Clause 10 Improvement

Bagaimana cara mendokumentasikan bukti-bukti implementasi sistem manajemen ?

Untuk mendokumentasikan semua bukti pelaksanaan sistem manajemen harus dilakukan dengan rapi dan disimpan pada tempat yang mudah diakses oleh semua orang yang memerlukan, metode penyimpanan bisa menggunakan hard copy atau soft copy yang disimpan pada lokasi (server) yang telah ditentukan.

Apa saja yang harus didokumentasikan ?

Jika ditanya mengenai apa saja yang perlu didokumentasikan, maka jawabannya adalah semua hal yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem manajemen, baik yang berupa dokumen maupun rekaman dari semua clausul yang ada dalam sistem manajemen yang diimplementasikan organisasi tersebut. Misal, prosedur kerja, HIRA/IBPR, absensi, rekaman konsultasi dan partisipasi dan lain sebagainya.