Safety

Dokumentasi Dalam Sistem Manajemen

Published by
Darmawan Saputra

Dokumentasi – Organisasi yang menerapkan sistem manajemen (ISO 14001, ISO 9001, ISO 50001 atau ISO 45001) dan akan meningkat ke jenjang sertifikasi harus mulai memikirkan pengembangan sistem dokumentasi yang komprehensif dan efektif. Dokumen dan rekaman dari implementasi sistem manajemen harus disimpan dengan rapi dan mudah telusur untuk mempermudah pada saat akan dilakukan audit dan keperluan lainnya seprti perubahan dokumen dan lain sebagainya.

Terlebih jika organisasi akan menerapkan beberapa sistem manajemen sekaligus, maka dokumentasi harus benar-benar diperhatikan agar tidak ada dokumen yang tumpang tindih dan meminimalkan duplikasi.

Kabar baiknya adalah Sistem manajemen saat ini dibuat dengan susunan yang identik dengan menerapkan struktur tingkat tinggi (high level structur), kesamaan istilah-istilah sehingga akan mempermudah organisasi yang akan menerapkan sistem manajemen secara terintegrasi. Berikut clausul yang ada di dalam sistem manajemen dengan high level structur.

  • Clause 1 Scope
  • Clause 2 Normative references
  • Clause 3 Terms and definitions
  • Clause 4 Context of the organisation
  • Clause 5 Leadership and worker participation
  • Clause 6 Planning
  • Clause 7 Support
  • Clause 8 Operation
  • Clause 9 Performance evaluation
  • Clause 10 Improvement

Bagaimana cara mendokumentasikan bukti-bukti implementasi sistem manajemen ?

Untuk mendokumentasikan semua bukti pelaksanaan sistem manajemen harus dilakukan dengan rapi dan disimpan pada tempat yang mudah diakses oleh semua orang yang memerlukan, metode penyimpanan bisa menggunakan hard copy atau soft copy yang disimpan pada lokasi (server) yang telah ditentukan.

Apa saja yang harus didokumentasikan ?

Jika ditanya mengenai apa saja yang perlu didokumentasikan, maka jawabannya adalah semua hal yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem manajemen, baik yang berupa dokumen maupun rekaman dari semua clausul yang ada dalam sistem manajemen yang diimplementasikan organisasi tersebut. Misal, prosedur kerja, HIRA/IBPR, absensi, rekaman konsultasi dan partisipasi dan lain sebagainya.

Darmawan Saputra

Saya adalah Pekerja di Salah Satu Perusahaan Pertambangan Batubara. Saya Lahir Di Salah Satu Daerah Di Kotabumi (Lampung Utara).

Leave a Comment
Share
Published by
Darmawan Saputra

Recent Posts

Komunikasi Kebijakan – Sub Elemen 1.4 SMKP Minerba

Komunikasi kebijakan SMKP Minerba - Artikel kali ini melanjutkan sharing mengenai Sub elemen 1.4 dari…

4 months ago

Byford Dolphin Insiden Yang Menegaskan Bahwa “Orang Terbaik Pun Bisa Salah”

human error; human failure; kegagalan manusia; byord dolphin; keselamatan dan kesehatan kerja, kecelakaan kerja, K3…

7 months ago

Akankah Gap Antara Prosedur dan Praktik Kerja Bisa Hilang di Tempat Kerja?

Pemeriksaan Kecelakaan - Kecelakaan Kerja menjadi salah satu risiko yang harus dikendalikan oleh organisasi untuk…

7 months ago

Anda Personil K3 ? Sering Bereaksi Seperti ini Ketika Menghadapi Kecelakaan Kerja

Reaksi Saat Menghadapi Kegagalan - Kita semua pernah mengalami kegagalan atau mengetahui kegagalan orang lain,…

8 months ago

Penilaian Tingkat Pencapaian Kinerja Keselamatan Pertambangan

Kinerja Keselamatan Pertambangan - Sistem Manajemen Keselamatan Pertambangan (SMKP Minerba) telah dijalankan sejak dikeluarkan Permen…

9 months ago

Masih Memakai Piramida Kecelakaan Heinrich ? Mungkin Anda Perlu Berpikir Ulang Mulai Sekarang

Piramida Kecelakaan - Sebelum masuk ke pembahasan, pertama penulis ingin membuat disclaimer yaitu Heinrich adalah…

1 year ago