Kaidah PLOR Dalam Penulisan Ketidaksesuaian Audit Sistem Manajemen

Audit – Kegiatan audit yang bertujuan untuk melihat kesesuaian antara penerapan dengan standar yang menjadi acuan akan memperlihatkan seberapa besar penerapan yang telah dicapai oleh organisasi terhadap standar tersebut. Dalam pelaksanaan audit tentu seorang auditor akan menemukan ketidaksesuaian penerapan yang dilakukan organisasi terhadap standar yang diacu, inilah yang akan dituliskan menjadi temuan ketidaksesuaian.

Penulisan ketidaksesuaian akan disajikan dalam laporan (NCR , CAR, PICA, dan lain-lain) dan diserahkan kepada auditee (orang atau bagian yang diaudit) untuk dilakukan tindakan perbaikan. Tidak jarang seorang auditee akan kebingungan dalam mencari tahu apa yang dimaksud oleh seorang auditor setelah melihat laporan ketidaksesuaian yang disajikan, sehingga akan berpengaruh juga terhadap kurang maksimalnya tindakan perbaikan yang dilakukan.

Padahal auditee sudah pusing saat menghadapi berbagai macam pertanyaan auditor dan harus mengumpulkan dokumen bukti penerapannya. Agar tidak menambah bingung auditee, maka penulisan laporan ketidaksesuaian audit harus mempertimbangkan kaidah PLOR (Problem, Location, Objective dan Reference).

Problem (Masalah)

Temuan ketidaksesuaian harus menjelaskan masalah apa yang ditemukan pada saat dilakukan audit baik saat pemeriksaan dokumen (desk audit) maupun saat melakukan pemeriksaan di lapangan (field audit), atau ketidaksesuaian antara dokumen dengan pelaksanaannya.

Location ( Lokasi dimana masalah ditemukan)

Keterangan sangat penting bagi seorang auditee untuk memastikan bahwa benar-benar ada ketidaksesuaian yang ditemukan, penulisan lokasi ditemukan ketidaksesuaian harus secara detail disebutkan agar auditee bisa menelusur dengan cepat serta bisa melakukan perbaikan sesuai sasaran yang diminta. Lokasi bisa ditulis dengan nama departemen, suatu tempat di lapangan, dan lain sebagainya.

Objective (Bukti-bukti pendukung)

Kegiatan audit harus dilakukan secara objective evidence, seorang auditee bisa menyanggah atau mempertanyakan kepada auditor jika bukti pendukung ini tidak kuat. oleh karena itu, dalam melakukan audit seorang auditor harus rajin mencatat semua bukti-bukti dan lakukan klarifikasi kepada auditee. Bukti-bukti ini bisa berupa nomor dokumen, tanggal transaksi, nomor transaksi, dan lain-lain.

baca juga : “Objective Evidence” Senjata Paling Ampuh Seorang Auditor

Reference (Referensi mana yang dilanggar)

Pada saat melakukan audit sistem manajemen tentu seorang auditor telah dibekali dengan daftar check list sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen yang menjadi acuan. Oleh karena itu, pada saat melakukan audit jangan lupa untuk menuliskan bagian mana dari persyaratan sistem manajemen yang dilanggar. Misal, ISO 9001 klausul 7.4 atau SMKP Klausul 6.2.

Berikut contoh penulisan ketidaksesuaian dalam laporan audit.

Ditemukan 3 Prosedur kerja yang digunakan di Departemen Produksi yang sudah tidak berlaku (obsolete) dengan nomor SOP-PRO-001.Rev 00, SOP-PRO-002.Rev 00 dan SOP-PRO-003.Rev 00. Hal ini tidak sesuai dengan SMKP Klausul 6.2