Categories: Safety

Kaidah PLOR Dalam Penulisan Ketidaksesuaian Audit Sistem Manajemen

Published by
Darmawan Saputra

Audit – Kegiatan audit yang bertujuan untuk melihat kesesuaian antara penerapan dengan standar yang menjadi acuan akan memperlihatkan seberapa besar penerapan yang telah dicapai oleh organisasi terhadap standar tersebut. Dalam pelaksanaan audit tentu seorang auditor akan menemukan ketidaksesuaian penerapan yang dilakukan organisasi terhadap standar yang diacu, inilah yang akan dituliskan menjadi temuan ketidaksesuaian.

Penulisan ketidaksesuaian akan disajikan dalam laporan (NCR , CAR, PICA, dan lain-lain) dan diserahkan kepada auditee (orang atau bagian yang diaudit) untuk dilakukan tindakan perbaikan. Tidak jarang seorang auditee akan kebingungan dalam mencari tahu apa yang dimaksud oleh seorang auditor setelah melihat laporan ketidaksesuaian yang disajikan, sehingga akan berpengaruh juga terhadap kurang maksimalnya tindakan perbaikan yang dilakukan.

Padahal auditee sudah pusing saat menghadapi berbagai macam pertanyaan auditor dan harus mengumpulkan dokumen bukti penerapannya. Agar tidak menambah bingung auditee, maka penulisan laporan ketidaksesuaian audit harus mempertimbangkan kaidah PLOR (Problem, Location, Objective dan Reference).

Problem (Masalah)

Temuan ketidaksesuaian harus menjelaskan masalah apa yang ditemukan pada saat dilakukan audit baik saat pemeriksaan dokumen (desk audit) maupun saat melakukan pemeriksaan di lapangan (field audit), atau ketidaksesuaian antara dokumen dengan pelaksanaannya.

Location ( Lokasi dimana masalah ditemukan)

Keterangan sangat penting bagi seorang auditee untuk memastikan bahwa benar-benar ada ketidaksesuaian yang ditemukan, penulisan lokasi ditemukan ketidaksesuaian harus secara detail disebutkan agar auditee bisa menelusur dengan cepat serta bisa melakukan perbaikan sesuai sasaran yang diminta. Lokasi bisa ditulis dengan nama departemen, suatu tempat di lapangan, dan lain sebagainya.

Objective (Bukti-bukti pendukung)

Kegiatan audit harus dilakukan secara objective evidence, seorang auditee bisa menyanggah atau mempertanyakan kepada auditor jika bukti pendukung ini tidak kuat. oleh karena itu, dalam melakukan audit seorang auditor harus rajin mencatat semua bukti-bukti dan lakukan klarifikasi kepada auditee. Bukti-bukti ini bisa berupa nomor dokumen, tanggal transaksi, nomor transaksi, dan lain-lain.

baca juga : “Objective Evidence” Senjata Paling Ampuh Seorang Auditor

Reference (Referensi mana yang dilanggar)

Pada saat melakukan audit sistem manajemen tentu seorang auditor telah dibekali dengan daftar check list sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen yang menjadi acuan. Oleh karena itu, pada saat melakukan audit jangan lupa untuk menuliskan bagian mana dari persyaratan sistem manajemen yang dilanggar. Misal, ISO 9001 klausul 7.4 atau SMKP Klausul 6.2.

Berikut contoh penulisan ketidaksesuaian dalam laporan audit.

Ditemukan 3 Prosedur kerja yang digunakan di Departemen Produksi yang sudah tidak berlaku (obsolete) dengan nomor SOP-PRO-001.Rev 00, SOP-PRO-002.Rev 00 dan SOP-PRO-003.Rev 00. Hal ini tidak sesuai dengan SMKP Klausul 6.2

 

Darmawan Saputra

Saya adalah Pekerja di Salah Satu Perusahaan Pertambangan Batubara. Saya Lahir Di Salah Satu Daerah Di Kotabumi (Lampung Utara).

Leave a Comment
Share
Published by
Darmawan Saputra

Recent Posts

Komunikasi Kebijakan – Sub Elemen 1.4 SMKP Minerba

Komunikasi kebijakan SMKP Minerba - Artikel kali ini melanjutkan sharing mengenai Sub elemen 1.4 dari…

5 months ago

Byford Dolphin Insiden Yang Menegaskan Bahwa “Orang Terbaik Pun Bisa Salah”

human error; human failure; kegagalan manusia; byord dolphin; keselamatan dan kesehatan kerja, kecelakaan kerja, K3…

8 months ago

Akankah Gap Antara Prosedur dan Praktik Kerja Bisa Hilang di Tempat Kerja?

Pemeriksaan Kecelakaan - Kecelakaan Kerja menjadi salah satu risiko yang harus dikendalikan oleh organisasi untuk…

8 months ago

Anda Personil K3 ? Sering Bereaksi Seperti ini Ketika Menghadapi Kecelakaan Kerja

Reaksi Saat Menghadapi Kegagalan - Kita semua pernah mengalami kegagalan atau mengetahui kegagalan orang lain,…

9 months ago

Penilaian Tingkat Pencapaian Kinerja Keselamatan Pertambangan

Kinerja Keselamatan Pertambangan - Sistem Manajemen Keselamatan Pertambangan (SMKP Minerba) telah dijalankan sejak dikeluarkan Permen…

10 months ago

Masih Memakai Piramida Kecelakaan Heinrich ? Mungkin Anda Perlu Berpikir Ulang Mulai Sekarang

Piramida Kecelakaan - Sebelum masuk ke pembahasan, pertama penulis ingin membuat disclaimer yaitu Heinrich adalah…

1 year ago